Home  >  Privacyverklaring

Privacy statement

Onze contactgegevens zijn: 

Merkenbureau van Asselt
Vlechtknoop 12
1319 GT Almere
info@merkenbureau-vanasselt.nl
+31 (0) 36 – 536 27 93

Hoe gaat Merkenbureau van Asselt om met persoonsgegevens?

Wij vinden het belangrijk dat privacybescherming bij ons in goede handen is. Wij waarborgen privacy en zorgen ervoor dat de gegevens die je aan ons hebt toevertrouwd goed beveiligd zijn. Bij de invoering van de AVG hebben we in onze organisatie voor alle medewerkers voorlichtingsbijeenkomsten gehouden. Alle nieuwe medewerkers volgen een bewustwordingsbijeenkomst waarin we uitleggen hoe wij met privacybescherming omgaan.

Dit privacy statement is van toepassing op Merkenbureau van Asselt en heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens die Merkenbureau van Asselt uitvoert in het kader van haar werkzaamheden.

Welke begrippen worden gehanteerd?

In de AVG worden verschillende begrippen gehanteerd die wij ook in onze organisatie gebruiken.

Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die, alleen of samen met anderen, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. In de context van dit statement is Merkenbureau van Asselt een verwerkingsverantwoordelijke.

Persoonsgegeven: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de betrokkene).

Verwerking: een bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens waaronder het verzamelen, opslaan, vastleggen, wijzigen, samenvoegen, opvragen, raadplegen, verwijderen of vernietigen van persoonsgegevens.

Database: een gestructureerde verzameling van persoonsgegevens die volgens bepaalde regels en procedures toegankelijk is.

Datalek: Een verwerking waardoor persoonsgegevens in handen vallen van mensen die geen toegang tot die gegevens mogen hebben.

Welke persoonsgegevens verzamelt Merkenbureau van Asselt?

Merkenbureau van Asselt verzamelt persoonsgegevens. De gegevens worden op een veilige manier opgeslagen en bewaard en zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers.

E-mailcontact:

• E-mailadres, aanvullende informatie die door betrokkene wordt verstrekt, bijvoorbeeld: naam en telefoonnummer.

Contactformulier op website:

• Naam, emailadres en telefoonnummer.

Post:

• Gegevens door betrokkene verstrekt. Voor de verwerking van deze gegevens is een grondslag aan te wijzen.

Opdrachten:

Wanneer namens Merkenbureau van Asselt voor een opdrachtgever wordt gewerkt, verzamelt de organisatie informatie in het kader van de opdracht. Merkenbureau van Asselt verzamelt informatie over de opdracht, verslagen van gesprekken, op- en aanmerkingen op uitgevoerd werk en evaluatieverslagen over de opdrachten. Hierbij worden de volgende persoonsgegevens verzameld:

• Gegevens contactpersoon (naam, telefoonnummer, e-mailadres, functie)
• Gegevens werknemer (naam, functie, taken en functioneringsgegevens)
• Gegevens evaluator (naam en functie)

Diensten:
Wanneer namens Merkenbureau van Asselt een presentatie, een ontbijtsessie of een ander evenement wordt georganiseerd, worden de volgende persoonsgegevens verzameld:

• Gegevens contactpersoon (Naam, telefoonnummer, e-mailadres, functie).

Nieuwsbrieven en services:

Bij het registreren voor bepaalde services (zoals de gratis deelname aan de Tour de France competitie) en nieuwsbrieven vraagt Merkenbureau van Asselt vooraf toestemming om persoonsgegevens te mogen verwerken.

• De persoonsgegevens die worden verwerkt zijn afhankelijk van de geleverde service (denk aan NAW, e-mailadressen, telefoonnummers, functies etc.)

Werving en selectie:

Bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst verzamelt Merkenbureau van Asselt de volgende gegevens:

• Naam, NAW-gegevens, geslacht, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer, beschikbaarheid, CV, opleidingen en vaardigheden, diploma’s, certificaten, werkhistorie, motivatiebrief, mobiliteit, (loon)inschaling, referenties van vorige werkgevers, assessmentrapportage, (sollicitatie)gespreksaantekeningen en voortgangsrapportage van sollicitaties/bemiddeling.

Arbeidsovereenkomst:

Bij het aangaan en gedurende het verloop van een arbeidsovereenkomst verzamelt Merkenbureau van Asselt de volgende gegevens:

• Nationaliteit, BSN nummer, kopie ID bewijs, visa, werkvergunningen, burgerlijke staat, naam partner, noodcontactgegevens, bankrekeningnummer, salaris(stroken), verklaring omtrent gedrag, geheimhoudingsverklaringen, BIG registratie, nevenfuncties, uitkeringen, subsidies, premiekortingen, loonbeslagen, leaseauto, verzuimregistratie en overige gegevens die gerelateerd zijn aan een personeels-, salaris- en verzuimregistratie.
• Gegevens van nood-contactpersoon, enkel indien hiertoe toestemming is gegeven door betrokkene.

ZZP-opdrachten:

Bij het aangaan van een overeenkomst van opdracht verwerkt Merkenbureau van Asselt de volgende gegevens:

• bedrijfsnaam, KvK-uittreksel, bankrekeningnummer, vervaldatum ID bewijs en documentnummer, BTW-nummer en verklaring omtrent gedrag.

Potentiële opdrachtgevers:

• Contactpersoon (naam, (zakelijk) telefoonnummer, (zakelijk) e-mailadres en functie).

Promotie en website (enkel werknemers):

Merkenbureau van Asselt vraagt werknemers toestemming om persoonsgegevens te mogen verzamelen voor promotiedoeleinden.

• Foto’s, naam, functies, telefoonnummer, e-mailadres.

Cookies op website:

Gegevens verzameld op de website via Google Analytics zijn niet herleidbaar tot personen. Er worden enkel anonieme gegevens verwerkt.

Met welk doel worden persoonsgegevens verwerkt?

De gegevens die zijn verzameld worden gebruikt voor verschillende doeleinden. Alle gegevens die aan Merkenbureau van Asselt zijn verstrekt (waaronder informatie van onze opdrachtgevers) worden in beginsel alleen toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers. Alle medewerkers van Merkenbureau van Asselt hebben in dit kader een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

Merkenbureau van Asselt verwerkt niet meer persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens worden verwerkt. Naast de hieronder benoemde doeleinden verwerkt Merkenbureau van Asselt ook persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld om te voldoende aan fiscale plichten).

Sociale doelen (intern):

Merkenbureau van Asselt verwerkt persoonsgegevens voor intern gebruik. Hierbij valt te denken aan het smoelenboek op intranet, het versturen van weekberichten en nieuwsbrieven, het versturen van wenskaarten naar aanleiding van een bijzondere gebeurtenis en het gebruiken van de nood-contactgegevens bij calamiteiten.

Delen met (potentiële) opdrachtgevers:

Merkenbureau van Asselt deelt persoonsgegevens van kandidaten met opdrachtgevers bij het voorstellen van de kandidaten. Dit gebeurt enkel met toestemming van betrokkenen. Ook worden gegevens van kandidaten (werknemers of ZZP’ers) verwerkt om te reageren op aanvragen die Merkenbureau van Asselt krijgt uit de markt of direct van onze relaties zodat er een passende aanbieding kan worden gedaan.

Verwerkers:

Merkenbureau van Asselt schakelt leveranciers in die persoonsgegevens verwerken ten behoeve van de organisatie. Het kan bijvoorbeeld gaan om cyberveiligheid, (web)hosting en administratieve werkzaamheden. Met alle verwerkers wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Promotie en website (enkel werknemers):

Merkenbureau van Asselt deelt foto’s (en wellicht aanvullende gegevens) voor promotiedoeleinden op social media, in nieuwsbrieven, op de website of op banners. Daarnaast verwerkt Merkenbureau van Asselt gegevens om te kunnen informeren over bijeenkomsten of activiteiten die worden georganiseerd en waarvoor de organisatie betrokkene wil uitnodigen.

Andere verantwoordelijke partijen:

Merkenbureau van Asselt werkt samen met externe partijen die diensten aanbieden waarbij persoonsgegevens uitgewisseld worden. Denk aan partijen die trainingen of opleidingen verzorgen en opdrachtgevers.

Correspondentie:

Merkenbureau van Asselt reageert op binnengekomen correspondentie.

Database:

Merkenbureau van Asselt kan van betrokkene toestemming hebben gekregen om gegevens in database te houden voor toekomstige opdrachten, functies, evenementen of activiteiten van gelijke strekking. Ook kan betrokkene geïnformeerd worden over bijeenkomsten of geschikte vacatures.

Relatieonderhoud:

Merkenbureau van Asselt gebruikt de gegevens van opdrachtgevers om contact te onderhouden of afspraken te kunnen maken over lopende of nieuwe opdrachten. Daarnaast worden de gegevens gebruikt om relaties te onderhouden en om relaties uit te nodigen voor bijeenkomsten.

Hoe lang bewaart Merkenbureau van Asselt gegevens?

Merkenbureau van Asselt bewaart gegevens niet langer dan de wettelijke bewaartermijn voorschrijven. Indien er geen wettelijke voorschrift bestaat, worden gegevens niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld. Nadat de bewaartermijn is afgelopen, worden de persoonsgegevens definitief verwijderd.  

De bewaartermijn die wordt gehanteerd, is afhankelijk van de aard van de gegevens:

• Persoonsgegevens betrokken bij de fiscale bewaarplicht: 7 jaren.
• Persoonsgegevens uit sollicitatieprocedures: 4 weken, tenzij andere afspraken zijn gemaakt, zoals het opnemen in de database. In dit laatste geval worden gegevens niet langer dan 1 jaar bewaard.
• Persoonsgegevens voor marketingdoeleinden, het verwerven van opdrachten, relatiemanagement, en gepersonaliseerde content: 1 jaar na het beëindigen van het contract of de relatie.
• Persoonsgegevens uit arbeidsovereenkomst of promotiedoeleinden na uitdiensttreding: 1 jaar na datum uitdiensttreding.

Indien uitdiensttreder een langere bewaartermijn wil hanteren: 2 jaren na datum van uitdiensttreding.

• Recruitment via externe bronnen (linkedin): 28 dagen nadat belangstellende aangeeft geen interesse te hebben. 

In welke applicaties worden persoonsgegevens door Merkenbureau van Asselt verwerkt?

Merkenbureau van Asselt maakt gebruikt van het softwarepakket van Exact (Globe, CRM en Synergy) ten behoeve van de financiële administratie, de salarisadministratie, klantenrelatiebeheer en managementrapportages. Merkenbureau van Asselt maakt gebruik van Nomadesk als beveiligde Cloud omgeving waarin zowel adviseurs als klanten bestanden kunnen uploaden en delen. Verder maakt Merkenbureau van Asselt gebruik van Office365 en alle daartoe behorende functies. Ook beschikt Merkenbureau van Asselt over een uitgebreide versie van AVG antivirus software. Het beheer van de servers en alle andere ICT-activiteiten is uitbesteed aan SPOT ICT. 

Wat zijn de verplichtingen op grond van de AVG?

Merkenbureau van Asselt heeft, als verwerkingsverantwoordelijke, een aantal verplichtingen. Dat geldt voor persoonsgegevens die zijn verstrekt door zowel medewerkers als externe partijen. 

• Persoonsgegevens worden enkel voor gerechtvaardigde doeleinden verzameld. De doeleinden staan in dit statement beschreven. Ze worden verzameld in overeenstemming met de wet en op een zorgvuldige wijze verwerkt.
• Wanneer persoonsgegevens door derden worden verwerkt ziet Merkenbureau van Asselt er op toe dat dit volgens de richtlijnen uit de AVG gebeurt. Zo nodig worden daarvoor verwerkersovereenkomsten afgesloten.
• Merkenbureau van Asselt streeft er naar dat de persoonsgegevens die verwerkt worden in de database juist en nauwkeurig zijn.
• Merkenbureau van Asselt verwerkt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor de realisatie van de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt.
• Merkenbureau van Asselt heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.
• Merkenbureau van Asselt bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de realisatie van de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verwerkt. Bovendien bewaart Merkenbureau van Asselt persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan of totdat betrokkene een verzoek indient om gegevens te verwijderen.

Welke rechten heeft betrokkene op grond van de AVG?

Merkenbureau van Asselt respecteert de rechten van betrokkenen ten aanzien van hun persoonsgegevens. Sommige rechten kunnen altijd worden uitgeoefend, andere slechts onder bepaalde voorwaarden. Merkenbureau van Asselt kan bijvoorbeeld het verzoek van betrokkenen om hun persoonsgegevens te verwijderen niet inwilligen als er een wettelijke verplichting bestaat om die persoonsgegevens gedurende een periode te bewaren. 

Betrokkenen kunnen de volgende rechten uitoefenen: 

Recht op intrekking toestemming:

Betrokkene heeft het recht om de gegeven toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens in te trekken.

Recht op inzage:

Betrokkene heeft het recht op inzage in zijn/haar persoonsgegevens en op informatie over hoe en voor welke doeleinden de persoonsgegevens worden verwerkt.

Recht of rectificatie:

Wanneer betrokkene van mening is dat persoonsgegevens die worden verwerkt onjuist of onvolledig zijn, kan betrokkene een verzoek indienen bij Merkenbureau van Asselt om de persoonsgegevens aan te vullen of te wijzigen.

Recht om persoonsgegevens te wissen:

Betrokkene kan een verzoek indienen om zijn/haar persoonsgegevens te verwijderen of Merkenbureau van Asselt vragen te stoppen met het verwerken van persoonsgegevens. Dit recht is geen absoluut recht. Wanneer persoonsgegevens vanwege een wettelijke verplichting nog bewaard moeten blijven, kunnen de gegevens niet worden gewist. Zodra de wettelijke verplichting is vervallen kunnen de persoonsgegevens worden verwijderd.

Recht op overdracht van persoonsgegevens:

Betrokkene kan Merkenbureau van Asselt verzoeken om persoonsgegevens die bij de organisatie bekend zijn, over te dragen aan een andere partij.

Klacht indienen:

Als betrokkene vermoedt dat persoonsgegevens worden verwerkt op een manier die in strijd is met de privacywet, kan een klacht worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/vraag-1. 

Bovengenoemde rechten kunnen uitsluitend worden uitgeoefend ten aanzien van eigen persoonsgegevens. Het is niet toegestaan deze rechten uit te oefenen ten aanzien van persoonsgegevens van anderen. 

Hoe kan contact worden opgenomen met de FG van Merkenbureau van Asselt?

In het geval van vragen, verzoeken of klachten kan er contact worden opgenomen met functionaris gegevensbescherming via het e-mailadres info@merkenbureau-vanasselt. of via een brief.